【ルーティン】タスク管理Trello (1) 月次作業の管理方法

タスク管理ツールは、不定期に発生する仕事をしている人が使うものと考えていませんか？

実は、定型の作業が多いあなたにこそ、タスク管理ツールをおすすめしたいです。

私は毎月のルーティン作業が多い経理事務員をしていますが、タスクはTrello（トレロ）で管理しています。

Trelloはルーティンにも使えるタスク管理ツール

Trelloは自分や他人のタスクを、ブラウザやスマホアプリで管理することができる、便利なサービスです。

タスクをカンバン方式で管理するように設計されています。

カンバンといえば、自動車生産やソフトウェア開発などの製造業にて使われるもの、という印象があるかもしれません。

ですが、直感的にタスクの状態を把握できるという点で、使う人を選ばないタスク管理方法です。

また、ルーティンワークが中心の事務員にもおすすめします。

Trelloが備える自動化処理や繰り返し機能はルーティンと相性が良いです。

Trelloをルーティン作業者におすすめする理由【5選】

理由① マウス操作がメインなので直感的で使いやすい

マウス操作とキーボードで文字を打つ動作だけで管理できます。

タスクの内容をカードに書き込んで、マウスで移動させるだけで、進捗状況を把握できます。

初見でもなんとなく操作出来てしまうくらい、操作がしやすいです。

理由② 繰り返し機能でルーティン作業が管理できる

カードに繰り返し周期を設定するだけで管理できます。

理由③ ルーティンも単発の作業もまとめて管理できる

ルーティンと単発の作業を、同じ画面で優先順位をつけてまとめて管理できる

事務員のような職種であっても、ルーティン（定型作業）以外の仕事もあります。

私は、Google ToDoリスト、Outlook タスクなどのタスク管理ソフトを利用したり、Excelで一覧を作って進捗状況を入力したりしましたが、次の理由からやめました。

To DoリストやExcelなどは、作業が増えると進捗状況や優先度が分かりにくい。

例えば、ルーティンA、B、Cの作業中、急に発生した期日が明後日の単発の作業αを頼まれた場合、次のことを考えなければなりません。

何をどの順番で、いつまでに処理するか

αをどこに入れましょう？

• α→A→B→C
• A→α→B→C　

でしょうか。

作業の内容を把握して、優先順位を振り直す必要があります。

つまり、

「Aはもうすぐ終わるからこのまま継続する。αの作業ボリュームが大きいから、比較的短時間で終わるCを先にやってから、α→Bの順で処理する」

といった判断をして、

A→C→α→Bの順に置き換える作業が必要です。

作業Aが作業中、これから作業BとCの予定、Trelloでは次のような管理をします。

作業αを追加して、マウスで作業Bカードの並び順を変えることができます。

視覚的にタスクの優先順位や状態を把握できるのが、Trelloの特徴です。

理由④ 自動化処理でタスク管理が楽になる

特定の条件下で指定した処理を自動化することができます。

自動化処理は日本語化できていない箇所が多いです。

理由⑤ クラウドなのでどこでも使える

Google Chromeなどのブラウザで操作するので、パソコンがあればどこでも使えます。

スマホのアプリがあるので、出先でちょっと確認することも可能です。

テレワークする方など、会社と家とで違うパソコンを使っても、同じ情報を共有できます。

Trelloのルーティン管理方針【4つ】

ここからは私が実際に運用している方法を説明します。

1ヶ月毎のルーティンを中心に、他の定型作業や単発の作業を管理する方法です。

次のような特徴があります。

方針① 月次と週次のルーティンと単発作業を1つのボードで管理する

1ヶ月分の月次と週次のルーティンをあらかじめカードを作成しておきます。

突発的なタスクは同じボード内にカードを追加します。

既存タスクと合わせて優先度をつけやすくなります。

方針② 月次ルーティンは作成したカードを1ヶ月ごとにリセットして使い回す

月次の作業は決まった内容なので、同じカードを作る手間を考えると使い回す方が楽です。

リセットの時は期限やチェックリストのみをリセットします。

方針③ 週次作業はカードの繰り返しを使う【Power-Up機能】

「何曜日」「5の倍数の日」などの1ヶ月未満の一定の周期で発生するものを、あらかじめテンプレートとしてカード作成しておきます。

カードの繰り返し機能によって、テンプレートのカードから都度同じ内容のカードがコピーされます。

月次も週次もカードの繰り返し機能で十分に管理できます。

あえて方針②と③を分けたのは、ボードを見た瞬間にタスクの状態を把握しやすかったためです。
カードの繰り返し機能を使うと、テンプレート（コピー元）とコピーしたカード2枚がボード上に存在します。月次ルーティンが多い筆者の環境では、カードが多くなりすぎて、タスクを把握しにくい状況になったので「月次のカードを使い回す」ことを選びました。

方針④ プロジェクトなどの長期のタスクは別のボードで管理

1ヶ月以上の長期にわたる仕事は、ボードを分けた方が管理しやすかった為、別のボードにしています。

プロジェクト作業は、プロジェクト全体の進捗を把握するためにもボードを分けたほうが良いです。

Trelloのルーティン管理手順【概要】

使い方は大きく分けると、次の2つになります。

①事前準備では、ルーティンのタスクを作成する方法と自動化処理について説明します。

1ヶ月の流れでは、ルーティンと単発の作業のカードの取り扱いを説明します。

次から操作を順番に説明します。

Trelloのルーティン管理手順【①事前準備】

①-1 ボードとリストを作成する

ボードを1つ作ります。名前はなんでもいいので分かりやすく「月次」にしました。

リストは次の5つを用意します。

リスト名	リストの示す意味
テンプレ	１ヶ月に行う定型作業
予定	テンプレリストから移動してきた、直近で取り掛かる予定の作業
処理中	今取り掛かっている作業
完了	１ヶ月の定型作業のうち、完了したもの
temp完了	週次の作業や突発的に発生した作業などのうち、完了したもの

①-2 月次作業のカードを作成する

①-3 リストに自動化処理を加える

月次作業のタスク管理を円滑に行うため、カードがリストを移動するときに自動化処理を加えます。

自動化(1) 処理中リストに追加されたら期日を付与

処理中リストにカードを追加した時に、期日を3営業日後(好きな日数)に設定します。

毎回期日を設定するのは面倒なので自動で設定します。

自動化(2) 完了リストに移動したら締切日の降順で並べ替え

カードを完了リストに移動したら、カード名降順で並び替えます。

完了リストのカードをファイル名降順で並び替えると、期限の一番遅いものが一番上にくるようになります。

自動化(3) 完了リストからテンプレリストに移動したらカードをリセット

月次の定型作業のカードは、来月以降も使い回すため、テンプレリストに戻すときにリセットします。

自動化処理の設定方法は別の記事を参考にしてください↓

①-4 週次作業（月次以外の定期作業）のカードを作成する

Trelloのルーティン管理手順【②1ヶ月通しての使い方】

②-1 月次作業のカードを移動する（テンプレ→予定→処理中）

テンプレリストの中から、これから取り掛かる月次の作業を移動させます。

②-2 作業後にカードを移動する（処理中→完了）

作業が終わったカードから完了リストに移します。

②-3 単発の作業が入るたびにカードを作成する

突発的な作業が入った時は、新たにカードを作成します。

②-4 １ヶ月が終わるとカードの進捗状況をリセットする

一か月の作業がすべて終わったら、完了リストのカードを全てテンプレに移動します。

まとめ：ルーティン作業はTrelloで管理しよう

長くなりましたが、筆者が実際に行っているルーティン作業向けのTrelloの使い方をご説明しました。

Trelloの自動化機能を知ると、やりたいと思うことは大概出来そうと思わせてくれます。

操作に慣れるまでは大変ですが、使い始めるとすごく便利ですよ。